Fungsi Pengawasan Dalam Administrasi (Controlling) Dan Jenisnya
Fungsi pengawasan dalam manajemen yaitu proses memastikan bahwa semua yang dijalankan telah sesuai dengan pola yang sudah direncanakan. Fungsi manajemen pengawasan juga disebut dengan fungsi pengendalian atau controlling.
Fungsi ini menjadi kesatuan sebagai fungsi manajemen. selain fungsi perencanaan , fungsi pengorganisasian dan fungsi pengarahan.
Pengawasan dibutuhkan untuk menuntaskan masalah. Tapi kadang justru menjadi masalah. Masalah ibarat apa? dan apa saja jenis jenis fungsi pengawasan yang diharapkan manajemen? Mari lanjut memaca.
Anda pernah ujian dikelas? UTS atau UAS? Didepan guru atau dosen.
"saya beri waktu 1 jam. Dilarang menyontek. jikalau tertangkap berair akan dikeluarkan. Tidak boleh ikut ujian"
Ini kata mereka ketika memulai ujian. Dan mereka pun bangkit atau duduk didepan kelas: mengawasi. Mengamati: apa ada yang berbuat curang. Mencontek atau "ngrepek" catatan kecil.
Hasilnya: tetap ada yang berbuat curang. Atau berusaha berbuat curang. Mencontek. Termasuk mungkin anda. Iya anda. Ayolah.... ngaku saja. Jangan tertawa.
Bayangkan , mencontek dalam kondisi: ada yang jaga. Ada gurunya. Atau dosennya. Bagaimana jikalau tidak dijaga? tidak diawasi? ditinggal pergi dosen ketoilet?
Lihatlah , itu hanya urusan kecil: nilai ujian.
Bagaimana dengan perusahaan? Urusannya yaitu uang. Jutaan. Milyaran. Bahkan Triliunan. Masalah penting: urusan perut. Dan isinya.
Diawasi saja ada yang berusaha curang. Apalagi tidak. Itulah mengapa fungsi pengawasan dalam manajemen sangat diperlukan: meminimalisir penyimpangan yang merugikan.
Ini yang harus ada dalam proses pengawasan
Yang mengawasi yaitu atasannya masing masing. Dalam tingkatan manajemen: setiap pihak ada levelnya sendiri-sendiri. Kuli atau karyawan terendah diawasi oleh mandor. mandor diawasi oleh quality controller. Quality controller diawasi oleh atasannya. Atasannya diawasi oleh atasannya. Atasan atasannya diawasi oleh atasan atasan atasanya. Begitu terus. Hingga atasan paling atas. Hingga lelah mendongak.
Pengawasan pasif kebalikan dari pengawasan aktif. Tidak diawasi secara eksklusif dilokasi: dari jauh.
Pengawasnya tidak ada ditempat. Ditempat yang lain. Diawasi dari jauh.
Bagaimana cara mengawasinya?
Melihat laporannya. Laporan hasil kerja bawahannya. Laporannya dapat macam macam. Ada laporan yang harus diberikan secara berkala. Ada laporan insidentil. Atau dadakan. Bisa lewat surat pengaduah.
Misalnya: laporan hasil penjualan bulanan. Laporan hasil produksi. Laporan progres kerja. Dan laporan laporan lain. Yang dibutuhkan.
Pengawasan internal yaitu pengawasan yang dilakukan oleh orang dalam perusahaan. Orang dari internal perusahaan. Pegawai perusahaan alias teman sendiri.
Pengawasan internal dapat melaksanakan pengawasan secara eksklusif atau tidak langsung. Aktif atau pasif. Preventif atau represif.
Keunggulannya: sebagai orang dalam perusahaan. Pengawas tahu betul seluk beluk operasi perusahaan. Tahu lebih detail. Bisa dengan simpel mengawasi. Jika ada penyimpangan: simpel ketemu.
Yang ini kebalikannya. Pengawasan dilakukan oleh pihak dari luar perusahaan. Lho kok bisa? kok boleh orang luar mengawasi perusahaan?
Perlukah?
Perusahaan sudah diawasi oleh pihak internal perusahaan. Apa masih harus diawasi oleh orang luar?
Siapa yang boleh mengawasi?
Pengawasan eksternal pada jaman sekarang: wajib. Jika perusahaan ingin maju. Pengendalian internal saja belum cukup.
Apa yang harus diawasi?
Kalau bisa: semuanya.
Bahkan pengawas dari luar perusahaan juga mengawasi pengawas internal. Banyak kasus: pengawas internal justru menjadi biang problem itu sendiri. Yang justru melaksanakan penyimpangan.
Untuk mengawasi pengawas internal: butuh pengawas eksternal.
Manfaat lain: pengawas eksternal justru dapat independen. Lebih objektif dalam menilai sesuatu. Tidak punya kepentingan lain diperusahaan. Selain mengawasi.
Contohnya: pengendalian laporan keuangan: audit.
Misalnya; Auditor independen. Dari kantor akuntan publik. Yang menawarkan jasa audit. Terhadap laporan keuangan perusahaan.
Mereka akan mengusut laporan keuangan. Yang disusun oleh manajemen perusahaan. Laporan keuangan yang data datanya diperoleh dari internal perusahaan.
Apakah laporan tersebut sudah disusun dengan benar? Tidak menyalapi peraturan yang ada? Juga mengusut bukti buktinya. Dan mengusut hal lain yang berkaitan.
Pengawasan eksternal: memastikan sekaligus memberi jaminan: Tidak ada penyimpangan yang material. Yang dapat merugikan perusahaan. Baik jangka pendek atau jangka panjang.
**
Tambahan
Pengawasan kebenaran formil yaitu pengawasan terhadap segala sesuatu beraasarkan bukti yang tersedia. Bukti formal. Masalah administrasi. Tidak peduli bahwa yang dilakukan tersebut justru tidak diperlukan.
Maksudnya begini. Misalnya: perusahaan membeli sebuah kendaraan. Yang ternyata kendaraan tersebut tidak dibutuhkan. Atau keuntungannya sedikit. Tidak mempunyai dampak yang signifikan terhadap operasi perusahaan.
Pengawasan kebenaran formil: mengusut bukti pengadaan kendaraan tersebut: proses lelang , penunjukan eksklusif atau cara yang lain. Juga mengusut surat suratnya: STNK , BPKB. Juga Nota pembeliannya , pajaknya. dan semua yang berafiliasi dengan pembelian kendaraan tersebut.
Jika semuanya lengkap. Tidak ada kecurangan. Atau hal yang merugikan. Pengawasan: sukses.
* Berbeda dengan Pengawasan kebenaran Materiil.
Pengawasan ini tidak hanya mencari bukti pengadaan kendaraan tersebut. Hal ini yang diawasi: Apakah acara tersebut sudah sesuai dengan prinsip ekonomi: pengeluaran yang digunakan. Dan biaya yang ditekan.
Tentang pembelian kendaraan tadi:
Fungsi ini menjadi kesatuan sebagai fungsi manajemen. selain fungsi perencanaan , fungsi pengorganisasian dan fungsi pengarahan.
Pengawasan dibutuhkan untuk menuntaskan masalah. Tapi kadang justru menjadi masalah. Masalah ibarat apa? dan apa saja jenis jenis fungsi pengawasan yang diharapkan manajemen? Mari lanjut memaca.
Mengapa Fungsi Pengawasan Diperlukan Manajemen?
Untuk menghindari masalah. Dan juga penyimpangan.Anda pernah ujian dikelas? UTS atau UAS? Didepan guru atau dosen.
"saya beri waktu 1 jam. Dilarang menyontek. jikalau tertangkap berair akan dikeluarkan. Tidak boleh ikut ujian"
Ini kata mereka ketika memulai ujian. Dan mereka pun bangkit atau duduk didepan kelas: mengawasi. Mengamati: apa ada yang berbuat curang. Mencontek atau "ngrepek" catatan kecil.
Hasilnya: tetap ada yang berbuat curang. Atau berusaha berbuat curang. Mencontek. Termasuk mungkin anda. Iya anda. Ayolah.... ngaku saja. Jangan tertawa.
Bayangkan , mencontek dalam kondisi: ada yang jaga. Ada gurunya. Atau dosennya. Bagaimana jikalau tidak dijaga? tidak diawasi? ditinggal pergi dosen ketoilet?
Lihatlah , itu hanya urusan kecil: nilai ujian.
Bagaimana dengan perusahaan? Urusannya yaitu uang. Jutaan. Milyaran. Bahkan Triliunan. Masalah penting: urusan perut. Dan isinya.
Diawasi saja ada yang berusaha curang. Apalagi tidak. Itulah mengapa fungsi pengawasan dalam manajemen sangat diperlukan: meminimalisir penyimpangan yang merugikan.
Bagaimana Pengawasan Dijalankan?
Berdasarkan peraturan perusahaan. Juga peraturan perundang undangan. Dan menurut pola yang telah direncanakan sebelumnya.Ini yang harus ada dalam proses pengawasan
- Ada objek yang diawasi
- Ada hukum sebagai landasan dilakukan pengawasan
- Pihak atau personil pengawas
- Tindakan pengamatan
Siapa yang akan diawasi? Dan yang mengawasi?
Semua yang ada didalam perusahaan. Tanpa terkecuali.
Kuli , pegawai , atasan , atasannya atasan , bahkan atasan yang paling atas (manajemen puncak) ikut diawasi.
 |
| sumber gambar pngtree |
Yang mengawasi yaitu atasannya masing masing. Dalam tingkatan manajemen: setiap pihak ada levelnya sendiri-sendiri. Kuli atau karyawan terendah diawasi oleh mandor. mandor diawasi oleh quality controller. Quality controller diawasi oleh atasannya. Atasannya diawasi oleh atasannya. Atasan atasannya diawasi oleh atasan atasan atasanya. Begitu terus. Hingga atasan paling atas. Hingga lelah mendongak.
Siapa yang mengawasi manajemen yang paling atas? Pemilik perusahaannya. Bisa dari eksternal. Atau komisarisnya.
Jenis Jenis Pengawasan
Umumnya , ada 3 jenis pengawasan yang sering diaplikasikan. Oleh perusahaan. Untuk mengontrol kegiatannya.- Preventif dan Represif
- Aktif dan Pasif
- Internal dan Eksternal
1. Preventif dan Represif
Pengawasan ini berbicara: waktu pelaksanaan pengawasan. Kapan pengawasan akan dilakukan? Sebelum atau setelah dilaksanakan kegiatan? mana yang lebih baik?
# Pengawasan Preventif
"Sedia payung sebelum hujan". Atau "Mencegah lebih baik daripada mengobati"
Dua istilah umum. Yang sering anda dengar. Itulah citra pengawasan preventif: pencegahan.
Apa yang dicegah?
Mencegah kecurangan. Mencegah kerugian. Mencegah kerusakan. Mencegah kelalaian. Mencegah sesuatu yang jelek terjadi. Mencegah sesuatu yang tidak diinginkan terjadi. Sebelum acara tersebut dilakukan.
Potensi penyimpangan dapat dicegah. Sedini mungkin.
Contoh dalam manajemen? Banyak.
Contoh kecil saja: asuransi. Manajemen biasanya mengasuransikan aset yang berharga. Gedung , kendaraan , dan aset penting yang lain. Bahkan aset tidak penting juga diasuransikan.
Tujuannya untuk berjaga jaga. Takut terjadi sesuatu yang buruk. Menimpa aset perusahaan. Jika misal ada musibah , perusahaan tidak akan menanggung kerugian. Bisa di klaim ke perusahaan asuransi. Aman. Aset dapat cepat kembali. Perusahaan dapat beroperasi lagi.
Tujuannya untuk berjaga jaga. Takut terjadi sesuatu yang buruk. Menimpa aset perusahaan. Jika misal ada musibah , perusahaan tidak akan menanggung kerugian. Bisa di klaim ke perusahaan asuransi. Aman. Aset dapat cepat kembali. Perusahaan dapat beroperasi lagi.
Itu contoh tindakan pengawasan preventif. Dilakukan dahulu. Bayar premi asuransi dulu.
Masih banyak contoh lain lagi. Misalnya , dalam menangani penjualan barang dagang secara kredit. Artinya: perusahaan akan punya piutang. Dan piutang rawan tidak tertagih. Ujung ujungnya: rugi.
Jika biasanya hanya diberikan nota penjualan. Sebagai bukti penagihan kepada customer. Maka perusahaan dapat menerbitkan wesel. Ketika transaksi jual beli kredit tersebut. Wesel lebih kuat. Ada hitam diatas putih. Bentuknya perjanjian resmi. Termasuk jatuh temponya.
Penerbitan wesel ini yaitu tindakan preventif. Pengawasan piutang yang lebih aman. Dilakukan semenjak awal. Bukan ketika pelanggan sudah tidak besar lengan berkuasa bayar.
# Pengawasan Represif
Pengawasan represif kebalikan dari pengawasan preventif. Pengawasan dilakukan ketika segala sesuatu sudah terjadi. Sudah selesai. Bukan di awal. Atau sebelum acara dilakukan.
Lhooo.. kalau sudah terjadi , apanya yang mau diawasi?
Fungsi pengawasan represif ini bersifat evaluasi. Gunanya: mencegah penyimpangan yang dapat terjadi di tahun depan. Juga mengevaluasi taktik yang sudah dijalankan: dipertahankan apa tidak.
Dan jangan lupa. Ada banyak kondisi yang tidak dapat di antisipasi sebelumnya. Sebelum sesuatu terjadi. Ada banyak hal yang gres dapat diketahui setelah sesuatu terjadi. Sesuatu yang tidak terpikirkan. Termasuk adanya perubahan. Dari luar atau dalam.
Contohnya?
Laporan keuangan. Ada banyak jenis laporan keuangan. Misalnya: laporan keuntungan rugi perusahaan. Laba rugi perusahaan akan diketahui setelah perusahaan beroperasi. Setelah perusahaan melaksanakan penjualan. Periode berakhir. Akhir tahun.
Tidak mungkin perusahaan mendapat laba: sebelum melaksanakan apa apa.
Diawal tahun , niscaya ada rencana. Ada sasaran dan tujuan. Termasuk sasaran penjualan. Target penghematan biaya. Target keuntungan rugi.
Berhasil tidaknya planning tersebut: dapat diketahui setelah semua selesai dilakukan. Apakah sudah memenuhi target? sesuai rencana? atau ada perubahan perubahan? dan juga penyimpangan?
Berhasil tidaknya planning tersebut: dapat diketahui setelah semua selesai dilakukan. Apakah sudah memenuhi target? sesuai rencana? atau ada perubahan perubahan? dan juga penyimpangan?
Baru risikonya dievaluasi. Untuk perencanaan tahun depan.
- Baca juga: Fungsi Perencanaan dalalam Manajemen
2. Pengawasan Aktif dan Pasif
Pengawasan aktif dan pasif berkaitan dengan seberapa bersahabat pengawasan itu dilakukan. Dekat atau jauh. Langsung atau tidak langsung. Berada dilokasi atau tidak dilokasi. Dilihat eksklusif atau tidak.
Pengawasan aktif yaitu pengawasan yang dilakukan ditempat acara dilakukan. Disaksikan secara langsung. Dilokasi. Oleh yang mengawasi. Istilahnya: On the spot.
Enaknya , ketika terjadi sesuatu yang tidak sesuai: eksklusif ketahuan. Saat itu juga. Sekaligus dapat eksklusif di perbaiki. Agar sesuai dengan yang telah direncanakan.
Ada langkah eksklusif yang dapat diambil. Saat itu juga. Saat kesalahan terjadi.
Dan bukan hanya itu. Pengawasan aktif , secara psikologis. Akan mempengaruhi tingkah laris pelaksana. Atau pegawai. Yang melaksanakan pekerjaannya. Mereka cenderung berhati hati. Sebisa mungkin menghindari kesalahan. Karena merasa diawasi secara langsung. Oleh atasannya. Atau suruhan atasannya.
Contohnya: controller atau mandor disebuah proyek. Kuli dan tukang niscaya akan hati hati. Dalam pekerjaannya. Mereka takut: "disemprit" mandornya. Bisa dimarahi. Bisa dipotong bayarannya. Karena mereka merasa diawasi. Secara langsung. Dilokasi. Saat itu juga. Dan dikontrol pekerjaannya. Juga kualitas garapannya.
Jika mereka melaksanakan kesalahan: eksklusif ditegur. Langsung disuruh memperbaiki. Saat itu juga. Tidak peduli alasan yang mereka kemukakan.
# Pengawasan Aktif
Enaknya , ketika terjadi sesuatu yang tidak sesuai: eksklusif ketahuan. Saat itu juga. Sekaligus dapat eksklusif di perbaiki. Agar sesuai dengan yang telah direncanakan.
Ada langkah eksklusif yang dapat diambil. Saat itu juga. Saat kesalahan terjadi.
Dan bukan hanya itu. Pengawasan aktif , secara psikologis. Akan mempengaruhi tingkah laris pelaksana. Atau pegawai. Yang melaksanakan pekerjaannya. Mereka cenderung berhati hati. Sebisa mungkin menghindari kesalahan. Karena merasa diawasi secara langsung. Oleh atasannya. Atau suruhan atasannya.
Contohnya: controller atau mandor disebuah proyek. Kuli dan tukang niscaya akan hati hati. Dalam pekerjaannya. Mereka takut: "disemprit" mandornya. Bisa dimarahi. Bisa dipotong bayarannya. Karena mereka merasa diawasi. Secara langsung. Dilokasi. Saat itu juga. Dan dikontrol pekerjaannya. Juga kualitas garapannya.
Jika mereka melaksanakan kesalahan: eksklusif ditegur. Langsung disuruh memperbaiki. Saat itu juga. Tidak peduli alasan yang mereka kemukakan.
# Pengawasan Pasif
Pengawasnya tidak ada ditempat. Ditempat yang lain. Diawasi dari jauh.
Bagaimana cara mengawasinya?
Melihat laporannya. Laporan hasil kerja bawahannya. Laporannya dapat macam macam. Ada laporan yang harus diberikan secara berkala. Ada laporan insidentil. Atau dadakan. Bisa lewat surat pengaduah.
Misalnya: laporan hasil penjualan bulanan. Laporan hasil produksi. Laporan progres kerja. Dan laporan laporan lain. Yang dibutuhkan.
3. Pengawasan Internal dan Eksternal
Laporan internal dan eksternal berkaitan dengan ini: pihak yang melaksanakan pengawasan. Atau siapa pengawasnya: orang dalam atau orang dari luar perusahaan.
# Pengawasan Internal
Pengawasan internal dapat melaksanakan pengawasan secara eksklusif atau tidak langsung. Aktif atau pasif. Preventif atau represif.
Keunggulannya: sebagai orang dalam perusahaan. Pengawas tahu betul seluk beluk operasi perusahaan. Tahu lebih detail. Bisa dengan simpel mengawasi. Jika ada penyimpangan: simpel ketemu.
# Pengawasan Eksternal
Perlukah?
Perusahaan sudah diawasi oleh pihak internal perusahaan. Apa masih harus diawasi oleh orang luar?
Siapa yang boleh mengawasi?
Pengawasan eksternal pada jaman sekarang: wajib. Jika perusahaan ingin maju. Pengendalian internal saja belum cukup.
Apa yang harus diawasi?
Kalau bisa: semuanya.
Bahkan pengawas dari luar perusahaan juga mengawasi pengawas internal. Banyak kasus: pengawas internal justru menjadi biang problem itu sendiri. Yang justru melaksanakan penyimpangan.
Untuk mengawasi pengawas internal: butuh pengawas eksternal.
Manfaat lain: pengawas eksternal justru dapat independen. Lebih objektif dalam menilai sesuatu. Tidak punya kepentingan lain diperusahaan. Selain mengawasi.
Contohnya: pengendalian laporan keuangan: audit.
Misalnya; Auditor independen. Dari kantor akuntan publik. Yang menawarkan jasa audit. Terhadap laporan keuangan perusahaan.
Mereka akan mengusut laporan keuangan. Yang disusun oleh manajemen perusahaan. Laporan keuangan yang data datanya diperoleh dari internal perusahaan.
Apakah laporan tersebut sudah disusun dengan benar? Tidak menyalapi peraturan yang ada? Juga mengusut bukti buktinya. Dan mengusut hal lain yang berkaitan.
Pengawasan eksternal: memastikan sekaligus memberi jaminan: Tidak ada penyimpangan yang material. Yang dapat merugikan perusahaan. Baik jangka pendek atau jangka panjang.
**
Tambahan
# Pengawasan Kebenaran Formil dan Materiil
Maksudnya begini. Misalnya: perusahaan membeli sebuah kendaraan. Yang ternyata kendaraan tersebut tidak dibutuhkan. Atau keuntungannya sedikit. Tidak mempunyai dampak yang signifikan terhadap operasi perusahaan.
Pengawasan kebenaran formil: mengusut bukti pengadaan kendaraan tersebut: proses lelang , penunjukan eksklusif atau cara yang lain. Juga mengusut surat suratnya: STNK , BPKB. Juga Nota pembeliannya , pajaknya. dan semua yang berafiliasi dengan pembelian kendaraan tersebut.
Jika semuanya lengkap. Tidak ada kecurangan. Atau hal yang merugikan. Pengawasan: sukses.
* Berbeda dengan Pengawasan kebenaran Materiil.
Pengawasan ini tidak hanya mencari bukti pengadaan kendaraan tersebut. Hal ini yang diawasi: Apakah acara tersebut sudah sesuai dengan prinsip ekonomi: pengeluaran yang digunakan. Dan biaya yang ditekan.
Tentang pembelian kendaraan tadi:
- Apakah kendaraan dibutuhkan?
- Seperti apa proses pengadaannya?
- Apakah harga kendaraan terlalu mahal?
- Apakah biayanya tidak dapat ditekan?
Pertanyaan itulah kira kira yang diperhatikan. Ketika melaksanakan pengawasan materiil. Mungkin secara administrasi , atau pengawasan formil: terpenuhi. Surat suratnya lengkap. Administrasinya mapan. Tapi belum tentu jikalau berbicara pengawasan kebenaran formil: efektif atau tidak efektif yang dilakukan.
Jenis pengawasan yang mana yang harus dijalankan?
Semuanya harus dijalankan. Di masa modern ini. Tanpa terkecuali. Semua jenis pengawasan diatas sangat diperlukan. Pengawasan aktif dan pasif , internal dan eksternal , preventif dan represif , juga formil dan materiil.
Semakin banyak pengawasan: semakin kecil peluang penyimpangan. Penyimpangan kecil: tujuan manajemen simpel tercapai. Tapi juga harus diingat: jangan lebih besar pasak dari pada tiang. Biaya pengawasan jangan justru jadi beban.
Pengawasan memang butuh biaya. Uang , waktu dan tenaga. Jangan hingga pengawasan justru menciptakan biaya membengkak. Dan membatasi ruang gerak. Dan memagari kreatifitas. Fungsi pengawasan dilakukan untuk mengatasi masalah. Bukan untuk menciptakan problem baru.
Sumber https://duniaaktaunik1.blogspot.com/ Sumber http://chocgurlz-syzas.blogspot.com/ Sumber http://davidcawthray.blogspot.com/ Sumber https://hizzamzone.blogspot.com/ Sumber https://lyacygdye.blogspot.com/
Jenis pengawasan yang mana yang harus dijalankan?
Semuanya harus dijalankan. Di masa modern ini. Tanpa terkecuali. Semua jenis pengawasan diatas sangat diperlukan. Pengawasan aktif dan pasif , internal dan eksternal , preventif dan represif , juga formil dan materiil.
Semakin banyak pengawasan: semakin kecil peluang penyimpangan. Penyimpangan kecil: tujuan manajemen simpel tercapai. Tapi juga harus diingat: jangan lebih besar pasak dari pada tiang. Biaya pengawasan jangan justru jadi beban.
Pengawasan memang butuh biaya. Uang , waktu dan tenaga. Jangan hingga pengawasan justru menciptakan biaya membengkak. Dan membatasi ruang gerak. Dan memagari kreatifitas. Fungsi pengawasan dilakukan untuk mengatasi masalah. Bukan untuk menciptakan problem baru.